14 mars 2013 Upphandling | Ramavtal

Ramavtal, upphandling, affärsconcept

Det är inte lätt alla gånger att hänga med i den begreppsflora som upphandlingslagstiftningen gett upphov till. Vi hade ju knappt lärt oss att det heter upphandlingsform när det var dags att börja använda upphandlingsförfarande istället. Begrepp som ”sluta ramavtal” eller ”tilldela ett kontrakt” tillkom medan de gamla begreppen i ett slag försvann. Lagstiftningen nämner varken avropsavtal, avropsförfrågan eller andra begrepp som vi varit vana med.

När sedan bestämmelser om ramavtal infördes ökade riskerna för missförstånd ytterligare. De begrepp som vi tidigare sett som entydiga blev nu inte självklara. Begrepp som ”sluta ramavtal” eller ”tilldela ett kontrakt” tillkom medan de gamla begreppen i ett slag försvann. Lagstiftningen nämner varken avropsavtal, avropsförfrågan eller andra begrepp som vi varit vana med.

Många upphandlande myndigheter och enheter avslutar en ramavtalsupphandling genom ett tilldelningsbeslut. Men kan ett ramavtal tilldelas och måste ett avrop uppfylla vissa formkrav? Ramavtal reglerades inte i gamla LOU, därför har hanteringen påverkats av gamla normer som ibland inte överensstämmer med den rådande lagstiftningen och direktiven inom offentlig upphandlig.

Om ett avtal ska tilldelas måste beställaren och leverantören fastställt de ekonomiska villkoren för kontraktet vilket oftast saknas i ett ramavtal. Enligt LOU definieras begreppen Ramavtal och Kontrakt enligt följande:

Ramavtal - ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod

Kontrakt - ett skriftligt undertecknat avtal med ekonomiska villkor som sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer.

Begreppet kontrakt omfattar även, enligt lagstiftningen, de avtal som baseras på befintliga ramavtal, vilka tecknas mellan en upphandlande myndighet och en leverantör.1 I praktiken kallas sådana kontrakt för avropsavtal. Begreppet avrop finns emellertid varken i upphandlingsdirektivet eller i den svenska lagstiftningen. Direktivet talar istället om ”contracts”; men i praktiken talas det om ”individual contracts” eller ”Call-off”, som betecknar avrop från ramavtal.2

I propositionen till LOU beskrivs förfarandet med tilldelning av kontrakt på ramavtal som ett successivt nyttjande av ett ramavtal och utgör ett undantag från det allmänna kravet på att genomföra en upphandling. I direktivet och LOU beskrivs förfarandet med avrop som en tilldelning av ett enskilt kontrakt.3

Direktivet och den nationella upphandlingslagstiftningen omnämner att kontrakt, som bygger på ramavtal, ska tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet. Eftersom avropet likställs med ett kontrakt medför detta att endast det enskilda kontraktet/avropet ska tilldelas och inte beslutet om att ingå själva ramavtalet. Tilldelning av kontrakt ska sedan ske vid varje enskilt avrop, alltså först vid avropet och inte vid ramavtalstecknandet.

I direktivet står det:

”Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som ingåtts med flera ekonomiska aktörer kan ske antingen genom tillämpning av villkoren i ramavtalet… (eller genom) … förnyad inbjudan att lämna anbud…”

Ett ramavtal tilldelas inte, ett sådant avtal ingås eller sluts mellan ramavtalsmyndigheten och leverantörerna.4 Det är endast det enskilda kontraktet/avropet som tilldelas av den myndighet som från början varit med i ramavtalet. Kontraktet tilldelas i så fall genom tillämpningen av villkoren i ramavtalet, exempelvis rangordning, eller genom en förnyad inbjudan att lämna anbud.5 På så sätt klargörs att tilldelning av kontrakt bara handlar om enskilda kontrakt, vilket inte är samma sak som ingående av ett ramavtal.

Det finns många upphandlande myndigheter och enheter som helt saknar rutiner för hur tilldelning av kontrakt genomförs på befintliga ramavtal. Inte sällan sker dessa avrop helt utan formkrav och en intressant fråga är då om detta strider mot gällande lagstiftning?

Ett kontrakt definieras enligt 2 kap 10 § LOU, som ett skriftligt kontrakt som parterna undertecknar för att uppfylla kraven i upphandlingslagstiftningen. Att ett skriftligt kontrakt tecknas mellan parterna efter en genomförd förnyad konkurrensutsättning, känns nog helt naturligt för upphandlande myndigheter då upphandlingen ånyo har konkurrensutsatts och följer av gällande lagstiftning.

Desto mer onaturligt är det att teckna ett skriftligt kontrakt varje gång ett avrop görs på ett ramavtal med en leverantör eller avrop från ramavtal med flera leverantörer i rangordning. Har det verkligen varit lagstiftarens mening? I dessa fall är tanken med ramavtalet att succesiva beställningar görs under en fastställd period och till fastställda villkor. En förskola som avropar livsmedel på ett ramavtal varje dag tecknar sannolikt inte skriftliga kontrakt efter varje beställning. Och hur är det med beställningar i e-handelssystem. Begås lagbrott varje gång en dylik beställning görs? Huruvida beställningar på rangordnade ramavtal som genomförs över disk eller per telefon och som inte kompletteras med ett skriftligt kontrakt medför att beställningar ska ses som otillåtna direktupphandlingar är något som lagstiftaren har förbisett och som är oklart. En tilldelning av kontrakt som inte resulterar i ett skriftligt kontrakt är en fråga som det vore önskvärt att lagstiftaren i samband med införlivandet av de nya direktiven för offentlig upphandling klargjorde, annars kommer frågan till sist hamna i våra domstolar.

Det finns därför all anledning att se över bestämmelserna om tilldelning av kontrakt på ramavtal med samtliga villkor fastställda och anpassa dessa till hur avrop på ramavtal tillämpas i praktiken. Till viss del behöver myndigheter/enheter även anpassa sina rutiner avseende tecknande av ramavtal.

Ta bara bort begreppet tilldela i ovanstående rubriken så finner du svaret på min inledande fråga - Tilldela inte ramavtal, men det går utmärkt att sluta ramavtal istället!

Amar Al-Djaber

Upphandlingskonsult, Jur. kand.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar