14 oktober 2014 Ramavtal

E-arkiv på agendan i Sundsvall

En dag i september hade vi på SKI glädjen att få träffa både kommuner och landsting från Sundsvall med omnejd för att prata e-arkiv och IT-konsulter länkat till våra ramavtal inom dessa områden.

Dagen präglades av erfarenhetsutbyte mellan deltagare där några kommit långt i sitt arbete med att implementera e-arkiv och andra ligger i startgroparna.

- En informativ och bra dag, riktigt bra inspirationstalare och erfarenhetsutbytet mellan oss deltagare som kommit olika långt i processen mot E-arkiv var riktigt givande, säger Niklas Edén på Sundsvalls kommun.

Frågan om hur man gör information tillgänglig för medborgarna diskuterades flitigt och samverkan mellan IT-avdelning, arkiv och övrig verksamhet framhölls som en viktig del.

- E-arkiv bör ses som ett sätt att möta verksamhetens långsiktiga informationsbehov, men också som en viktig del för att skapa en hållbar IT-infrastruktur för kommunen eller landstinget, säger Erik Norgren från Landstinget i Västernorrland.

För att underlätta arbetet med att kartlägga eventuella kompetensbehov inför ett e-arkivsprojekt finns här en checklista framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Den finns även på vår hemsida tillsammans med annat informationsmaterial som stöd för avrop.

Dagens gästtalare var Tommy Bengtsson från HiQ med erfarenhet från uppdrag hos Kommun-förbundet i Stockholm och deras arbete med e-arkiv. Tommy gav en bild av hur en process kan se ut och råd kring hur man kan strukturera en förstudie.

Tommys lämnade flera tips till kommuner som ska påbörja ett e-arkivsprojekt:

  • Var noga med kravarbetet och var tydlig i kommunikationen med leverantörerna så att ni förstår varandra så bra som möjligt.
  • Samverkan mellan arkivfunktionen, verksamhet och IT är viktig.
  • Tänk inte bara på hur informationen ska komma in i e-arkivet utan också vem som är intresserad av att få ut informationen och på vilket sätt.
  • Samverka med andra där det passar er.
  • Börja med ett mindre pilotprojekt som kan växa.

- E-arkiv handlar om att göra den elektroniska informationen läsbar och begriplig över tid, säger Tommy. Att göra information tillgänglig för medborgare är en kärnfråga i demokratin och är det som driver mig att fortsätta att arbeta med området efter över sju år.

Den återkoppling vi på SKI har fått tyder på att inte bara vi tyckte att det var en givande dag, utan även våra deltagare.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar