28 maj 2015 Ramavtal

Leverantörer mer passiva vid förnyad konkurrensutsättning visar avtalsuppföljning

Vår löpande avtalsuppföljning visar att våra leverantörer inte aktivt bearbetar våra ramavtalskunder när avropsordningen är förnyad konkurrensutsättning. Ett problem på flera ramavtalsområden då kunderna efterfrågar information om de varor och tjänster som ramavtalen omfattar.

- Vi vill ju inte lägga ner tid på kunden om vi inte vet att vi får affären, är en vanlig kommentar vi får, säger Pia Hedenblad, försäljningschef vid SKI. Det är olyckligt samtidigt som det är delvis förståeligt. Mer information om rangordning och hur den ska följas behövs, anser Pia.

I vårt arbetssätt som inköpscentral har vi implementerat rutiner för avtalsuppföljning vad gäller leverantörens beteenden, kundbearbetning, leveransvillkor, prisdebiteringar mm. Våra rutiner för uppföljning av etiska och sociala krav som ställs i våra upphandlingar samordnas numera av Peter Nohrstedt som är ansvarig för hållbarhetsfrågor.

Så här långt i år har 17 uppföljningsmöten på lika många ramavtalsområden genomförts med representanter för drygt 300 av våra totalt 850 leverantörer.

De områden som vi haft mest frågor kring från våra kunder har varit möbler, litteratur, kontorsmaterial, entrémattor, dryckesautomater och, som vi tidigare rapporterat, vårt ramavtal på trygghetslarm. Så här långt har samförstånd rått med leverantörerna om våra kunders synpunkter. Dock kvarstår fortfarande brister i förståelsen för hur beställnings- och leveransförutsättningar kan skifta mellan olika kunder och hur viktigt det är att verksamheten får rätt information från leverantören vid rätt tillfälle. Felaktig information om vilka produkter som kan beställas kan göra myndigheten skyldig till otillåtna direktinköp. Ett beteende som vi som avtalshållare och våra leverantörer gemensamt måste bli bättre på att kontrollera.

Så här går våra avtalsuppföljningar till

Första avtalsuppföljningen sker med leverantörerna sex månader efter avtalsstart. Under mötet går man igenom ramavtalet med bilagor, avropsstöd, rapporteringsrutiner, aktuella kontakter samt kontaktvägar hos UM/UE.

Syftet med mötet är att få kännedom om vilken nytta UM/UE och leverantörer har av ramavtalet, hur avtalet har fungerat i allmänhet och eventuell genomgång av försäljningsvolymer. I den mån det finns feedback från UM/UE, får leverantören ta del av den informationen.

Andra avtalsuppföljningen sker med leverantörerna 18 månader efter avtalsstart. Under denna uppföljning ska leverantörerna få chans att utbyta erfarenhet, ge ut relevant information om ramavtalet som kan vara till nytta för nästa upphandling, berätta hur det har gått i allmänhet och hur UM/UE upplever att leveransen har fungerat. Det är här som vi initierar uppföljningen av de hållbarhetskrav som ställts i upphandlingen. Feedbacken vi samlar under den andra avtalsuppföljningen ska sedan ligga till grund för olika informations- och förbättringsaktiviteter.

Inför detta möte, utförs en enkätundersökning hos avropande UM/UE och leverantör. Resultatet av enkätundersökningen används sedan under uppföljningsmötet som diskussionsunderlag.

Tredje och sista avtalsuppföljningen sker med leverantörerna 30 månader efter avtalsstart. Syftet med denna uppföljning är främst att påbörja arbetet med att utvärdera om upphandlingen ska förnyas, vilka förbättringsmöjligheter vi kan ta hänsyn till vid en ny upphandling och hur det har gått med ramavtalet i allmänhet.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar