11 april 2017 Ramavtal

Rutinkontroll ger klirr i kassan

Vid en av våra rutinkontroller upptäckte vi att ABA Skol, en av leverantörerna på ramavtalet Lekmaterial 2013, inte gav avtalade rabatter på ett flertal upphandlade produkter. Felaktigheten hade pågått ända sedan avtalsstarter i maj 2014. Efter ett antal samtal medgav leverantören misstaget och meddelade att kunderna skulle gå skadeslösa.

Leverantören hade sedan avtalsstarten bytt redovisningssystem och kunde inte urskilja de produkter som debiterats fel. Att i den situationen låta leverantören ensam göra sin bedömning av vilket värde som skulle regleras ville vi inte acceptera.

Det var nu som det tunga arbetet började. Först reda ut vilka produkter det handlade om och sedan informera våra kunder om vad som försiggått sedan lanseringen av ramavtalet. Målet var att få leverantören att retroaktivt reglera de uteblivna rabatterna samtidigt som vi utgick ifrån att varje kund själv kunde och ville genomföra fakturakontrollen.

Vi informerade samtliga avropsberättigade om den uppkomna situationen i avtalsnytt och på ramavtalets webbsida.

Det visade sig dock ganska snart att kontrollarbetet för våra kunder skulle bli betydligt mer omfattande än vi förutsett. Vi sökte då efter en lösning där vi tillsammans med leverantören skulle ta ansvar för att kunderna skulle få reglerat de felaktigheter som förevarit.

Lösningen blev att utöver regleringen av de uteblivna rabatterna ska vi och leverantören dela, 50/50, på de kostnader som drabbar kunden för att genomföra den omfattande kontroll av gamla fakturor som krävs. En unik lösning som kom av att det förflutit så lång tid sedan avtalsstarten innan felaktigheterna uppmärksammats. Vi informerade om överenskommelsen och att ersättningen för fakturakontrollen utbetalas oavsett om man fått extern hjälp eller utfört kontrollen själv.

Mitt uppe i våra samtal med leverantören uppmärksammades de uteblivna rabatterna också av media vilket ökade uppmärksamheten på leverantörens beteende och möjligheten att få rättelse.

Det som fortsatt gäller är de kunder som avropat på ramavtalet fram till den 22 november 2016, då priser och rabatter stämmer med ramavtalet, får ersättning för sin fakturakontroll och att ABA Skol reglerar de felaktiga debiteringar som skett mot de underlag som skickas in. (Läs med om hur detta går till här.)

Vad har vi lärt av detta? Jo, ännu en gång ser vi hur viktigt det är med systematisk avtalsuppföljning. Centralt där vi gör stickprovskontroller på att avtalsvillkoren följs men framför allt att kunden gör både leverans- och fakturakontroller.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar