Att bli en kompetent kravställare av kompetens

Att bli en kompetent kravställare av kompetens är en del i processen att uppnå en effektiv kompetensförsörjning. När man har en effektiv kompetensförsörjning kan man omsätta bland annat omvärldsutveckling, verksamhetsplan och verksamhetsutveckling till kompetenskrav.

Nedan kan du läsa ett utkast av vad Mats Wistrandh; HR-strateg på Stadsledningskontoret i Västerås stad skriver om hur man blir en kompetent beställare av kompetens.

Att få strategi och operativ förmåga att gå hand i hand

Hur kan vi i praktiken agera för att underlätta att strategi och operativ förmåga ska kunna gå hand i hand inom ramen för kompetensförsörjningsprocessen?

Jag tror att ett absolut måste för att ha förutsättningar och uppnå denna strävan är att varje organisation på övergripande nivå har:

  • en tydligt identifierad kompetensförsörjningsprocess
  • en riktlinje och styrdokument som beskriver organisationens syn på kompetens och tydliggör styrning av kompetensförsörjningsprocessen
  • ett väl fungerande stödsystem för kompetensförsörjningsprocessens olika steg

Utan att ha klargjort ovanstående punkter kommer vi ha mer eller mindre svårigheter att på ett konsekvent och begripligt sätt beskriva och kommunicera vad vi vill uppnå.

Här startar resan med att bygga vad vi kallar för ett ”helhetsgrepp”, det vill säga att säkerställa organisationens/verksamhetens förmåga att vara en kompetent kravställare av kompetens.

Vilka förändringar står vi inför?

Fokus i den här delen av processen för kompetensförsörjning är bakgrundsfaktorer som omvärldsutveckling, verksamhetsplaner och verksamhetsutveckling. Det är det raster vi måste försöka förstå, översätta och hantera för att ha som ingångsvärden i kompetensförsörjningsprocessen.

Här börjar vi formulera/beskriva våra bilder och scenarios för framtiden, på mer eller mindre väl underbyggda grunder

Att koppla ihop strategier för kompetens med verksamhetsstrategier

Varför är det här viktigt? Jo, det är nu vi påbörjar arbetet med att fånga de kompetenskrav som är möjliga att kommunicera och styra mot samt utvärdera. Det innebär att försöka säkerställa en möjlig koppling mellan strategier för verksamheten och strategier för kompetens.

Möjlig väg framåt kan vara en kombination av ett antal åtgärder:

  • scenariobyggande – att förstå och tolka omvärldsfaktorers påverkan över tid, i relation till egna strategier och planer för att få bilder av vad som kan vänta
  • analysera kund och intressent/aktörsperspektiv samt krav och återkoppling
  • intervjuer med nyckelpersoner i olika positioner på skilda nivåer inom verksamheten
  • analys och kritisk granskning av strategier och verksamhetsplaner

Resultatet

Vi får bilder av förändringsbehov som är begripliga och kommunicerbara.

Hur vet vi vilken kompetens vi behöver?

Jag tror det ofta kan vara välgörande att tillåta sig lite mer tid och även ge utrymme för mycket diskussioner och avstämningar med medarbetarna. Det är här vi ska analysera, ifrågasätta och reflektera över möjliga samband och prioriteringar utifrån verksamhetens strategiska perspektiv.

Möjlig väg framåt kan vara:

  • APT – arbetsplatsträffar
  • benchmarking
  • intervjuer med nyckelpersoner i olika positioner på skilda nivåer inom verksamheten
  • workshops med chefer och nyckelpersoner för analys av verksamhetsplaner

Resultat:

  • bilder av kompetensbehov/krav som är begripliga, kommunicerbara, förankrade och möjliga att såväl aggregera som att bryta ned
  • fastställda och dokumenterade kompetensbehov som är möjliga att styra mot i verksamhetsplaner och vara del i äskande av investeringsbudget samt i lönebildningsprocessen

Uppdatering:

  • kalibrering genom korta intervjuer med nyckelpersoner i olika positioner på skilda nivåer inom verksamheten för att ta "tempen", eventuella förändringar i kravbilder
  • uppdateringar även genom processen för medarbetar och utvecklings samtal, eventuella förändringar i kravbilder

Hur vet vi vilken kompetens vi har?

I denna fas är det dags att ge sig iväg på en resa i vårt inre för att försöka förstå, tolka och fånga upp hur organisationenär rustad för att kunna svara mot identifierade kompetensbehov/krav.

Här bör vi ställa oss frågor om vad som ger oss goda förutsättningar för att kunna ta reda på vilken kompetens vi har

  • inventera befintlig kompetens i organisationen
  • identifiera och specificera krav på medarbetarnas kompetens
  • genomföra gap-analyser

Jag är av den uppfattningen att kompetensprofiler kan spela en viktig roll. Profiler ger möjlighet att lyfta fram det önskvärda agerandet/beteendet och därmed skapar man också det driv man vill ha för att utveckla organisationen i önskvärd riktning och måluppfyllelse.

Men det kräver också att de används i en verklighet. Det bör vara ett uttalat praktiskt fokus.

Profilen ger ett utökat stöd för chefer och medarbetare i processen för medarbetar- och utvecklingssamtal. Genom kompetensprofilen ges möjligheter att bättre diskutera, relatera, värdera, analysera och ange krav på agerande/beteende och prestation.

Det kan därefter diskuteras/beslutas om aktiviteter/åtgärder för bland annat olika former av komptensförsörjning och kompetensutveckling.

Resultat:

  • bilder av kompetensläge på organisations och individnivå som ger möjligheter till prioritering av områden och målgrupper, val av åtgärder och uppföljning samt utvärdering av vidtagna åtgärder
  • säkrare kunskap av i vilken utsträckning verksamheten har förmåga att möta nuvarande och kommande krav utifrån strategier, mål och planer

Jag skulle vilja lyfta fram ytterligare några aspekter för att belysa nytta/värde av kompetensprofiler från ett individperspektiv:

  • du påverkar din egen utveckling
  • du synliggör din kompetens
  • du ökar din anställningsbarhet

Grundregeln – "ju större organisation desto mer komplex" behöver inte gälla. Men det gör det ändå tillräckligt ofta för att vin nog också börjar ställa oss frågor kring verktyg och IT-stödsystem när vi befinner oss här.

Det IT stödsystem och det/de företag som väljs måste förutom "hygienfaktorer" som god funktionalitet och användarvänlighet i dess produkter också i hög grad präglas av ett långsiktigt, flexibelt och inkluderande förhållningssätt i sina relationer med kunden.

Mats hela krönika

Ladda gärna ner hela Mats krönika i pdf-format(PDF-dokument-dokument, 595 kB, nytt fönster)

I Pdf-dokumentet tar Mats även upp;

  • Hur kan vi skaffa den kompetens vi saknar?
  • Är vi på rätt väg?

Du kan även läsa Mats första krönika, om varför det är viktigt med kompetensförsörjning, på vår webbplats.